Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến cách hủy hóa đơn điện tử đã xuất mà còn đặc biệt quan tâm đến những quy định về đóng dấu trên hoá đơn. Việc đóng dấu trên hóa đơn có phải là việc bắt buộc phải thực hiện hay không?
Các doanh nghiệp cần phải lưu ý rằng:
-Khi lập hóa đơn bán hàng, bên bán phải ký và đóng dấu đầy đủ theo quy định của pháp luật. Và con dấu mà doanh nghiệp sử dụng phải có hiệu lực, được đóng đúng chiều. đúng vị trí đối với từng trường hợp theo quy định của pháp luật hiện nay.
– Theo quy định, một số trường hợp đặc biệt được sự chấp thuận của cơ quan thuế quản lý, công ty có thể được miễn tiêu thực dấu người bán trên hóa đơn bán ra.
Cùng tìm hiểu rõ hơn về quy định tiêu thực dấu trong các quy định hiện hành hiện nay.
Theo hướng dẫn tại Điểm d, Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, “Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn”.
Như vậy, từ những căn cứ quy định pháp luật nên trên thì về nguyên tắc khi tiến hành bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ thì bên bán phải tiến hành lập hóa đơn và giao cho khách hàng, trên hóa đơn cần phải phản ánh đầy đủ chỉ tiêu trên hóa đơn. Tại tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” thì thủ trưởng đơn vị của bên bán phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) đầy đủ theo quy định.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải lưu ý rằng: Nếu trên mẫu hóa đơn của doanh nghiệp đã làm thủ tục thông báo phát hành với cơ quan thuế có các tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” và “Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” thì thực hiện như sau:
– Đầu tiên, giám đốc của doanh nghiệp ký trực tiếp vào tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì con dấu của doanh nghiệp được đóng trực tiếp tại tiêu thức này.
– Nếu trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều bộ phận bán hàng nên Giám đốc của doanh nghiệp không trực tiếp ký vào chỉ tiêu “Thủ trưởng đơn vị” mà ủy quyền cho người khác ký thay trên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật dân sự.
Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp không được vừa đóng dấu vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn, vừa đóng dấu trực tiếp tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”.
Như vậy có thể thấy, các quy định về đóng dấu trên hóa đơn đã được quy định rất cụ thể. Chính vì vậy để muốn thực hiện triển khai công việc tại các doanh nghiệp một cách suôn sẻ, tốt nhất, các doanh nghiệp đầu tiên nên tìm hiểu thật rõ ràng các quy định về hóa đơn, trong đó là quy định về tiêu thức đóng dấu. Đối với hóa đơn điện tử, việc đóng dấu trên hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện như thế nào cũng là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn kèm bảng kê được không?
Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng quy định?
Đối với hóa đơn điện tử thì không cần thiết phải có đóng dấu và chữ kí của bên mua và bên bán trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện để in và phát hành hóa đơn không chữ kí, đóng dấu. Nếu trong trường hợp doanh nghiệp phát hành hóa đơn có dấu và chữ kí thì trên hóa đơn điện tử phải có dấu và chữ kí điện tử.