Theo quy định, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bên bán hàng có trách nhiệm phải lập hóa đơn ghi rõ thông tin giao dịch mua bán. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt không bắt buộc phải lập hóa đơn dù đơn vị bán hàng sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Bài viết sau đây sẽ giải đáp thắc mắc về những trường hợp không bắt buộc phải lập hóa đơn theo quy định mới nhất giúp doanh nghiệp còn đang băn khoăn.
1. Trường hợp theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC
Căn cứ theo Điều 18 của Thông tư 39/2014/TT-BTC thì các trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn như sau:
Khi bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì doanh nghiệp không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.
Trong trường hợp này, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ (theo mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) theo thứ tự bán hàng trong ngày . Trên bảng kê phải có thông tin về tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê.
Cuối mỗi ngày, doanh nghiệp lập một hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng ở cuối bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.
Như vậy: Nếu bán hàng hóa từng lần có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng thì không bắt buộc phải xuất hóa đơn cho từng lần bán hàng, tuy nhiên cuối ngày vẫn phải xuất hóa đơn tổng cho toàn bộ số hàng bán ra.
Lưu ý: Trường hợp người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”.
2. Trường hợp theo quy định của Thông tư 26/2015/TT-BTC
Căn cứ theo quy định tại điểm a Khoản 7 Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC thì: Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các hàng hoá, dịch vụ được sử dụng với mục đích khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (không bao gồm hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Như vậy, nếu xuất hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất thì doanh nghiệp không phải lập hóa đơn và không phải nộp thuế giá trị gia tăng.
3. Các nguyên tắc cần tuân thủ khi lập hóa đơn
3.1. Chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn hợp pháp của doanh nghiệp.
3.2. Phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả trường hợp dùng hàng hóa, dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Nội dung được ghi trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.
Khi đã đóng mã số thuế DN có được xuất hóa đơn không?
03 hình thức tra cứu tiền thuế thu nhập cá nhân đã nộp
3.3. Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
3.4. Hóa đơn được lập theo số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn. Nếu DN có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì doanh nghiệp phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm.